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Hinweis: Die Schwellen und Beleginhalte in diesem Artikel folgen der Darstellung auf dem Unternehmensserviceportal (usp.gv.at). Der Text ist eine Orientierung für Studios und keine individuelle Steuerberatung. Grenzfälle klärst du mit deiner Steuerberatung oder direkt bei Finanzamt und BMF.
Die meisten Zahlungen im Studio laufen nicht mehr nur über die Geldlade. Karte, Gutschein, manchmal eine Anzahlung per Überweisung. Trotzdem heißt es oft nur: „Wir brauchen eine Kasse.“ Dahinter stecken zwei Pflichten. Eine Registrierkasse fürs Kosmetikstudio in Österreich wird erst ab bestimmten Umsätzen zur Pflicht. Den Beleg gibst du bei Barumsätzen schon davor aus.
In Deutschland gilt die TSE, das ist ein anderes Thema. Dazu der Beitrag zum Kassensystem im Kosmetikstudio. Hier nur Österreich.
Registrierkasse Kosmetikstudio Österreich: Wann sie zur Pflicht wird
Das Unternehmensserviceportal nennt zwei Grenzen, und beide müssen überschritten sein: 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz im Jahr. Erst dann gilt die Registrierkassenpflicht.
Beim ersten Überschreiten startet die Pflicht nicht am nächsten Tag. Sie beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Ende deines Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, also nach einem Kalendermonat oder einem Kalendervierteljahr. Das USP-Beispiel: Grenzen im Februar überschritten, monatliche Voranmeldung, Pflicht ab 1. Juni. Fällst du später dauerhaft unter die Jahresgrenze, kann die Kassenpflicht mit dem nächsten Jahr wegfallen. Beleg und Einzelaufzeichnung bleiben.
Bei regelmäßigem Kundenverkehr ist die Grenze im laufenden Jahr oft schnell erreicht. Ob du schon darüber liegst, rechnest du mit der Steuerberatung, nicht aus dem Umsatz der letzten Woche.
Was bedeutet RKSV?
RKSV heißt Registrierkassensicherheitsverordnung. Sie sorgt dafür, dass Barumsätze nachträglich nicht still verschwinden. Jeder signierte Beleg hängt am vorherigen. Eine Lücke in dieser Kette fällt später auf. Auf dem Bon siehst du das am QR-Code.
Dazu brauchst du ein Datenerfassungsprotokoll, eine Signaturerstellungseinheit und eine Kassenidentifikationsnummer. Das USP weist darauf hin, dass eine Kasse ohne diese Sicherheitseinrichtung als Finanzordnungswidrigkeit geahndet werden kann, mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro. Ob ein konkreter Fall so ausgeht, entscheidet die Behörde.
Registrierkassenpflicht und Belegpflicht unterscheiden
| Registrierkassenpflicht | Belegerteilungspflicht | |
|---|---|---|
| Ab wann | Beide Umsatzgrenzen überschritten | Ab dem ersten Barumsatz |
| Was du brauchst | Elektronisches System mit RKSV-Schutz | Einen Beleg, anfangs auch händisch |
| Wenn keine Kassenpflicht | Nicht zwingend eine Registrierkasse | Belegpflicht bleibt |
| Annahme durch die Kundin | System zeichnet auf | Anbieten genügt, Mitnahme ist nicht erzwingbar |
Unter den Umsatzgrenzen brauchst du noch keine Registrierkasse. Einen Beleg bei jeder Barzahlung schon. Sobald die Kassenpflicht gilt, muss dieser Beleg aus dem elektronischen System kommen, nicht aus einem Block.
Welche Umsätze müssen erfasst werden?
Erfasst werden die Barumsätze, jeder für sich, nicht als Summe am Abend. Es zählt, wann das Geld kommt, nicht wann die Behandlung im Kalender steht. Eine Anzahlung, die vor dem Termin bar eingeht, buchst du an diesem Tag.
Ob Bankomat- und Kreditkarte bei dir als Barumsatz gelten, steht in der Barumsatzverordnung. Eine Überweisung ist nicht automatisch dasselbe. Beim Gutschein können Verkauf und Einlösung steuerlich auseinanderfallen. Beides festhalten, die Einordnung mit der Steuerberatung klären.
Ausnahmen gibt es, zum Beispiel für bestimmte Umsätze im Freien. Ein Studio in festen Räumen fällt da in der Regel nicht hinein. Bei Hausbesuchen erlaubt das USP in bestimmten Fällen, den Barumsatz nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub zu erfassen, wenn die Kundin vor Ort schon einen Beleg bekommen hat und du eine Durchschrift behältst. Ob das auf deine mobilen Termine zutrifft, prüfst du einzeln. In der Kabine gehören Zahlung und Beleg zum selben Moment.
Was muss eine Registrierkasse können?
Datenerfassungsprotokoll
Die Barumsätze liegen in einem exportierbaren Protokoll, nicht nur auf dem Bon.
Signatur
Eine Sicherheitseinrichtung signiert und verkettet die Vorgänge.
Beleg
Druck oder elektronische Übermittlung, mit dem maschinenlesbaren Code.
Kassenidentifikationsnummer
Eindeutig innerhalb des Unternehmens.
Aufbewahrung
Eine Durchschrift oder elektronische Speicherung des Belegs bewahrst du sieben Jahre auf.
Auf dem Beleg stehen laut USP mindestens der Name des Unternehmens, eine fortlaufende Nummer, der Tag, Menge und Art der Leistung und der Betrag. Bei der Registrierkasse kommen Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, die Beträge nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code dazu.
Registrierung und Einrichtung über FinanzOnline
Die Anmeldung läuft über FinanzOnline: Sicherheitseinrichtung, Kasse registrieren, Startbeleg erzeugen und prüfen. Danach kann verkauft werden. Jahresbeleg, Ausfall und Außerbetriebnahme bleiben Aufgaben im laufenden Jahr, nicht ein Formular das du einmal abhakst.
Die Menüs in FinanzOnline ändern sich, und der Webservice-Zugang ist nicht dein normaler Login. Die Erstanmeldung machst du deshalb mit der Steuerberatung oder mit dem Anbieter der Kasse, bevor der erste echte Verkauf läuft. Eine Kasse, die schon boniert, aber nicht angemeldet ist, produziert Belege außerhalb der Kette. Leg im Team fest, wer den Jahresbeleg auslöst und wer einen Ausfall meldet.
Was passiert bei Kartenzahlungen?
Karte ist im Studio oft die normale Zahlungsart. Sie ersetzt den Kassenbeleg nicht. Das Terminal bestätigt, dass die Karte belastet wurde. Die Registrierkasse zeichnet den Umsatz auf. Betrag und Leistung müssen auf beiden zusammenpassen.
In Treatflow geht der Betrag an ein verbundenes SumUp-Solo-Terminal, ohne dass du ihn noch einmal eintippst. Die RKSV-Signatur bleibt am Kassenbeleg.
Gutscheine, Anzahlungen und unterschiedliche Zahlungsarten
Drei Fälle landen im Studio ständig auf demselben Bon, obwohl sie nicht dasselbe sind.
- Anzahlung: Geht sie als Barumsatz ein, wird sie erfasst, wenn das Geld kommt, nicht erst am Behandlungstag.
- Restzahlung: Der offene Betrag ist ein eigener Zahlungsvorgang, wenn er später bar oder mit Karte eingeht.
- Gutschein: Verkauf und Einlösung dokumentierst du getrennt. Ob beides ein Barumsatz ist, hängt vom Gutschein ab. Dazu der Beitrag Gutscheine im Kosmetikstudio verkaufen, die steuerliche Einordnung bleibt bei der Steuerberatung.
In der Treatflow-Kasse bleiben Bar, Karte über SumUp, Gutschein und Überweisung getrennte Zahlungsarten. Auch eine gemischte Zahlung siehst du auf dem Beleg noch auseinander.
So ist die RKSV-Kasse in Treatflow aufgebaut
Typische Fehler im Studioalltag
- Nur Bargeld wird boniert, Kartenzahlungen laufen am System vorbei.
- Der Beleg wird erst am Abend „zusammengerechnet“.
- Anzahlungen stehen im Kalender, aber nicht in der Kasse.
- Ein Gutschein wird beim Verkauf und bei der Einlösung doppelt als Umsatz gezählt oder gar nicht.
- Die Kasse ist nie bei FinanzOnline angemeldet, obwohl schon signiert werden müsste.
- Startbeleg und Jahresbeleg kennt niemand im Team.
- Terminpreis und Kassenpreis weichen voneinander ab.
Warum Terminsoftware und Registrierkasse miteinander verbunden sein sollten
Steht die Kasse neben dem Kalender, tippst du Leistung, Preis und Kundin ein zweites Mal. Weicht etwas ab, suchst du später den Unterschied. Wenn der abgeschlossene Termin die Positionen schon kennt, kassierst du den Vorgang, statt ihn neu zu schreiben.
Der Terminkalender und die Kasse sollten dieselbe Leistung und denselben Preis haben. Die Online-Buchung bringt den Termin, die Kasse den Beleg. Die Kundin ist in beiden dieselbe.
Beispiel für einen typischen Ablauf
Kundin bucht den Termin
Leistung, Dauer und Preis stehen im Kalender, online oder am Empfang.
Die Behandlung findet statt
Der Termin wird der Behandlerin zugeordnet, nicht einer anonymen Tageslosung.
Termin wird abgeschlossen
Du siehst, was durchgeführt wurde, bevor du kassierst.
Zahlung wird kassiert
Bar, Karte, Gutschein oder eine Kombination, direkt aus dem Termin.
Beleg wird erstellt
Mit den Pflichtangaben und, bei RKSV-Pflicht, mit Signatur und QR-Code. Ausdruck oder E-Mail.
Umsatz wird dokumentiert
Der Vorgang hängt an Kundin und Termin und liegt im Datenerfassungsprotokoll.
Vorteile eines integrierten Kassensystems
Für Studios in Österreich ist die Treatflow-Kasse im selben System wie Kalender und Kundenkartei. Die RKSV-Signatur läuft über Fiskaly. Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbeleg werden erzeugt, der DEP7-Export geht an die Steuerberatung. Du kassierst den Termin, hängst den Umsatz an die Kundin und gibst den Beleg als PDF oder per E-Mail aus.
Die Kasse ist ein Zusatz zum Buchungsplan. Die Konditionen stehen unter Preise. Die Anmeldung bei FinanzOnline und mit der Steuerberatung bleibt trotzdem bei dir.
Checkliste für die Auswahl einer Registrierkasse
- Signatur und Datenerfassungsprotokoll nach RKSV, nicht nur ein Rechnungsprogramm.
- Beleg mit QR-Code, als Druck und elektronisch.
- Anmeldung und Startbeleg sind Teil der Einrichtung, nicht ein späteres To-do.
- DEP-Export, den deine Steuerberatung öffnen kann.
- Kassieren aus dem Termin, gleiche Preise wie in der Online-Buchung.
- Bar, Karte, Gutschein und Überweisung getrennt nachweisbar.
- Jemand im Studio weiß, wer Jahresbeleg und Ausfall meldet.
- Preise in Kalender, Buchung und Kasse sind dieselben, sonst stimmt der Beleg nicht mit dem Termin überein.
Eine Summe am Abend ist keine Einzelaufzeichnung. Jede Zahlung, die als Barumsatz gilt, braucht ihren eigenen Vorgang. Das ist weniger Arbeit, wenn du den Termin abschließt und direkt kassierst, statt abends eine zweite Liste zu tippen.
Häufige Fragen zur Registrierkasse
Wann braucht ein Kosmetikstudio in Österreich eine Registrierkasse?
Die Registrierkassenpflicht gilt, wenn beide Grenzen überschritten sind: ein Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb und Barumsätze dieses Betriebs von mehr als 7.500 Euro im Jahr. Sie beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Ob dein Studio schon darüber liegt, rechnest du mit deiner Steuerberatung, nicht aus dem Bauch heraus.
Was bedeutet RKSV?
RKSV steht für Registrierkassensicherheitsverordnung. Sie beschreibt den Manipulationsschutz einer Registrierkasse: Signatur der Barumsätze, Verkettung der Belege, maschinenlesbarer Code und ein Datenerfassungsprotokoll. Eine Kasse ohne diese Sicherheitseinrichtung erfüllt die Vorgabe nicht.
Gilt die Registrierkassenpflicht auch für Kartenzahlungen?
Die Pflicht knüpft an Barumsätze, nicht nur an Bargeld in der Lade. Welche Zahlungsarten in deinem Fall als Barumsatz zählen, steht in der Barumsatzverordnung. Eine Überweisung ist nicht automatisch dasselbe wie eine Barzahlung. Die konkrete Einordnung von Karte, Gutschein oder Anzahlung klärst du mit deiner Steuerberatung.
Muss für jede Behandlung ein Beleg ausgestellt werden?
Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz, auch wenn noch keine Registrierkassenpflicht besteht. Du erstellst den Beleg und bietest ihn an. Die Kundin muss ihn nicht zwingend mitnehmen. Liegt eine Registrierkassenpflicht vor, kommt der Beleg aus dem elektronischen System, inklusive der zusätzlichen Kassenangaben.
Wie wird eine Registrierkasse bei FinanzOnline registriert?
Die Kasse wird über FinanzOnline angemeldet, inklusive Sicherheitseinrichtung und Startbeleg. Den genauen Ablauf und die nötigen Zugangsdaten stimmst du mit deiner Steuerberatung oder der Einrichtung deiner Kasse ab. Auf Unternehmerseite beschreibt das USP die Pflichten, das BMF die Details der Anmeldung.
Kann Terminsoftware gleichzeitig als Kassensystem genutzt werden?
Ja, wenn die Software eine Registrierkasse im Sinne der RKSV ist: Signatur, Datenerfassungsprotokoll, Beleg und Anmeldung. Ein Terminkalender allein ersetzt das nicht. Eine integrierte Lösung kassiert den abgeschlossenen Termin und erzeugt den Beleg im selben Vorgang.
Was passiert mit Gutscheinen?
Verkauf und Einlösung eines Gutscheins sind nicht bei jedem Studio derselbe Vorgang. Ob der Verkauf schon ein Barumsatz ist oder erst die Einlösung, hängt von der Art des Gutscheins und der Zahlungsart ab. Halte beides nachvollziehbar fest und lass die steuerliche Behandlung von deiner Steuerberatung einordnen.
Welche Daten müssen auf einem Beleg stehen?
Das USP nennt als Mindestinhalt unter anderem die Bezeichnung des Unternehmens, eine fortlaufende Belegnummer, den Tag der Ausstellung, Menge und Art der Leistung, den Betrag der Barzahlung und bei einer Registrierkasse zusätzlich Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, die Beträge nach Steuersätzen sowie den maschinenlesbaren Code.
Fazit
Die Registrierkasse wird zur Pflicht, wenn beide Umsatzgrenzen überschritten sind. Die Belegpflicht startet früher, beim ersten Barumsatz. RKSV heißt: signieren, die Belege verketten, protokollieren und den Bon anbieten. Was bei dir als Barumsatz zählt, klärst du mit der Steuerberatung, nicht zwischen zwei Terminen.
Im Alltag hilft vor allem, dass Termin, Zahlung und Beleg derselbe Vorgang sind. Dann stimmen Preis, Kundin und Nachweis, ohne eine zweite Liste am Abend.
Termine und Registrierkasse in einem System
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