Salonsoftware kiezen in 2026: waar let je op als schoonheidssalon?
Kort antwoord
Goede salonsoftware combineert een overzichtelijke agenda, online boeken via je eigen link, een digitale klantenkaart met behandelgeschiedenis en digitale intake- en toestemmingsformulieren in één systeem. Let daarnaast op AVG-proof hosting binnen de EU, transparante vaste kosten zonder commissie per boeking en een gratis proefperiode waarin je je eigen werkdag echt kunt testen.
Belangrijkste punten
- Begin bij je werkdag, niet bij de featurelijst: welke handelingen kosten je nu de meeste tijd?
- Een platform met commissie per boeking is iets anders dan salonsoftware met een vast maandbedrag.
- Voor behandelingen met gezondheidsvragen heb je digitale intake, toestemming en documentatie nodig, niet alleen een agenda.
- Controleer waar de data staat (EU-hosting), of je een verwerkersovereenkomst krijgt en of je je gegevens kunt exporteren.
- Test minimaal één volle werkweek met echte afspraken voordat je beslist.
Een papieren agenda, een Excel-lijst met klanten, intakeformulieren in een ordner en herinneringen via je eigen WhatsApp: veel salons zijn zo begonnen en het werkt, tot het niet meer werkt. Een dubbele boeking, een klant die drie keer belt om te verzetten, een intakeformulier dat net niet te vinden is wanneer je het nodig hebt.
Het aanbod aan salonsoftware is groot en de websites lijken op elkaar. In dit artikel krijg je een praktische manier om pakketten te vergelijken, met een checklist die je naast elke demo of proefperiode kunt leggen.
Wat moet salonsoftware minimaal kunnen?
De basis is voor bijna elke salon hetzelfde. Zonder deze onderdelen blijf je toch met losse tools en papier werken, en dan verdwijnt de tijdwinst.
- Agenda per medewerker of ruimte: zodat je ziet wie, waar en wanneer vrij is, ook als je een laserruimte of behandelstoel deelt.
- Online boeken: klanten plannen zelf, 24/7, binnen jouw regels (behandelduur, pauzes, buffertijd).
- Digitale klantenkaart: contactgegevens, behandelgeschiedenis, notities en foto's op één plek.
- Digitale formulieren: intake, anamnese en toestemming met handtekening, vooraf verstuurd.
- Automatische herinneringen: per e-mail en sms, zodat je minder no-shows hebt.
- Rapportage op hoofdlijnen: welke behandelingen lopen goed, hoe vol is je agenda.
Platform of eigen salonsoftware: wat is het verschil?
Dit is de belangrijkste keuze, en hij wordt vaak over het hoofd gezien. Een boekingsplatform of marktplaats brengt je zichtbaarheid, maar verdient vaak aan commissie op nieuwe klanten of aan betaaldiensten. Je klant boekt dan in een omgeving waar ook je concurrenten staan.
Salonsoftware met een vast maandbedrag werkt anders: je betaalt voor het systeem, klanten boeken via je eigen boekingslink op je website, Instagram of Google-profiel, en de klantrelatie blijft van jou. Treatflow valt in die tweede categorie: geen marktplaats en geen commissie per boeking.
| Marktplaats / platform | Salonsoftware met vast tarief | |
|---|---|---|
| Kostenmodel | Vaak commissie of transactiekosten | Vast bedrag per maand |
| Waar boekt de klant? | Op het platform, tussen andere salons | Via jouw eigen boekingslink |
| Klantrelatie | Gedeeld met het platform | Volledig bij jou |
| Sterk in | Nieuwe klanten vinden | Vaste klanten, dossier, documentatie |
Twijfel je? Reken uit wat je in een gemiddelde maand aan commissie of transactiekosten kwijt zou zijn en zet dat naast een vast maandbedrag.
Welke extra functies zijn belangrijk voor klinieken en laserstudio's?
Werk je met laser, IPL, peelings, microneedling, PMU of injectables (onder verantwoordelijkheid van een arts), dan is een agenda niet genoeg. Je moet kunnen aantonen wat je hebt gedaan, met welke instellingen en met welke toestemming.
- Behandeldocumentatie per bezoek: parameters, gebruikte producten, huidreactie.
- Voor- en na-foto's gekoppeld aan het bezoek, niet los in je telefoon.
- Toestemmingsformulieren met digitale handtekening en datum.
- Spraakgestuurde notities, zodat je tussen twee klanten niet hoeft te typen.
- Rechten per medewerker: niet iedereen hoeft alle gezondheidsgegevens te zien.
Hoe beoordeel je salonsoftware op AVG en privacy?
Je verwerkt als salon al snel gezondheidsgegevens: allergieën, medicatie, zwangerschap, huidaandoeningen. Onder de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens. Jij blijft verantwoordelijk, ook als de software van een leverancier is.
- Vraag waar de servers staan. Hosting binnen de EU maakt je verhaal naar klanten en de Autoriteit Persoonsgegevens een stuk eenvoudiger.
- Vraag om een verwerkersovereenkomst. Die is verplicht zodra een leverancier persoonsgegevens voor jou verwerkt.
- Controleer of de verbinding versleuteld is (SSL) en of er dagelijks back-ups worden gemaakt.
- Vraag hoe je je gegevens exporteert als je ooit overstapt. Jij bent eigenaar van je klantdata.
Wat kost salonsoftware per maand?
Prijzen lopen sterk uiteen: van gratis pakketten die verdienen aan betalingen of extra's, tot uitgebreide systemen met prijs per medewerker. Kijk niet alleen naar het bedrag op de prijspagina, maar naar je totale kosten: sms-bundels, extra gebruikers, commissies, opstartkosten en de tijd die je kwijt bent met dubbel werk.
Ter referentie: Treatflow kost 39 euro per maand voor het Basic-pakket (klantenkaart, formulieren, documentatie) en 59 euro per maand voor Booking (met agenda, online boeken en automatische sms- en e-mailherinneringen). Bij jaarlijkse betaling is dat 35 respectievelijk 53 euro per maand, met een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard.
Hoe test je salonsoftware in de proefperiode?
Een demo laat het mooiste scenario zien. Een proefperiode laat zien hoe het voelt op een drukke dinsdag. Gebruik die tijd gestructureerd.
- Zet je vijf meest geboekte behandelingen erin, met de echte duur en prijs inclusief btw.
- Laat een vriendin of vaste klant online boeken via je link, op haar eigen telefoon.
- Stuur een intakeformulier vooraf en kijk hoe het eruitziet aan de kant van de klant.
- Leg een behandeling vast met notities en een foto, en zoek die een dag later weer op.
- Verzet een afspraak en controleer of de herinnering netjes meeverhuist.
- Vraag iets aan de support en let op snelheid en kwaliteit van het antwoord.
Hoe stap je over zonder je klanten kwijt te raken?
De grootste zorg bij een overstap is niet de software zelf, maar de overgangsperiode. Klanten hebben nog afspraken in het oude systeem, je team moet wennen en je wilt geen dag zonder overzicht. Met een korte planning gaat het meestal soepeler dan verwacht.
Kies een rustige periode, bijvoorbeeld na de feestdagen of in de zomer, en geef jezelf twee tot drie weken waarin beide systemen naast elkaar bestaan. Nieuwe afspraken zet je meteen in het nieuwe systeem; bestaande afspraken laat je in het oude systeem aflopen of zet je in één keer over.
- Exporteer je klantenbestand uit je huidige systeem of Excel-lijst en importeer het in de nieuwe software.
- Zet je behandelingen, prijzen, medewerkers en openingstijden klaar voordat je de boekingslink deelt.
- Bouw je intake- en toestemmingsformulieren na, of start vanuit sjablonen en pas ze aan.
- Vervang de oude boekingslink overal: website, Instagram, Google-bedrijfsprofiel en e-mailhandtekening.
- Laat je team een paar oefenafspraken maken voordat de eerste echte klant boekt.
- Stuur vaste klanten een kort bericht dat je voortaan op een nieuwe manier online afspraken plant.
Bewaar je oude gegevens tot je zeker weet dat alles goed is overgezet, en ruim ze daarna op volgens je eigen bewaartermijnen.
Checklist: welke vragen stel je elke leverancier?
Leg deze vragen naast elk pakket dat je overweegt.
- Betaal ik commissie of transactiekosten per boeking?
- Boeken klanten via mijn eigen link of via een platform?
- Kan ik intake- en toestemmingsformulieren vooraf laten invullen en ondertekenen?
- Waar staan de gegevens en krijg ik een verwerkersovereenkomst?
- Werkt het goed op telefoon en tablet in de behandelruimte?
- Kan ik maandelijks opzeggen en mijn data exporteren?
- Is de software beschikbaar in een taal die mijn team prettig vindt?
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen salonsoftware en een boekingsplatform?
Een boekingsplatform is een marktplaats waar klanten tussen veel salons kiezen; vaak betaal je commissie of transactiekosten. Salonsoftware is je eigen systeem met agenda, klantenkaart en online boeken via je eigen link, meestal tegen een vast maandbedrag.
Heb ik als kleine salon met één behandelstoel salonsoftware nodig?
Juist als je alleen werkt, scheelt het veel: klanten boeken zelf terwijl jij behandelt, herinneringen gaan automatisch en je intakeformulieren staan klaar. Je bent minder tijd kwijt aan telefoon en WhatsApp.
Kan ik mijn bestaande klantenbestand overzetten?
Bij de meeste pakketten kun je klanten importeren, bijvoorbeeld vanuit een Excel- of CSV-bestand. Vraag vooraf welke velden worden meegenomen en of behandelgeschiedenis ook mee kan.
Is salonsoftware AVG-proof?
Software kan je helpen, maar de AVG-plicht ligt bij jou als salon. Kies een leverancier met EU-hosting, versleuteling en een verwerkersovereenkomst, en richt toegangsrechten en bewaartermijnen zelf goed in.
Hoe lang moet ik salonsoftware testen?
Minimaal een volle werkweek met echte afspraken. Treatflow biedt 14 dagen gratis, zonder creditcard, zodat je ook herinneringen en online boekingen in de praktijk kunt zien.
Bijbehorende Treatflow-functies
Bronnen
Je salon vanuit één plek beheren
Afspraken, klantendossiers, formulieren en herinneringen in één app. 14 dagen gratis, geen creditcard.
Gratis proberen