Digitaal intakeformulier voor je schoonheidssalon: wat moet erin?
Kort antwoord
Een intakeformulier voor je salon bevat contactgegevens, relevante gezondheidsvragen (zoals allergieën, medicatie, zwangerschap en huidaandoeningen), eerdere behandelingen en een toestemmingsverklaring met handtekening. Laat het digitaal vooraf invullen, zodat je contra-indicaties ziet vóór de behandeling en alles veilig op de klantenkaart staat.
Belangrijkste punten
- Vraag alleen wat je echt nodig hebt voor een veilige behandeling; dat is ook wat de AVG verlangt.
- Maak per behandeltype een eigen formulier: laser vraagt andere vragen dan een manicure.
- Laat de intake vooraf invullen, zodat je tijdens de afspraak behandelt in plaats van formulieren doorneemt.
- Leg toestemming vast met datum en handtekening, en vernieuw de intake bij wijzigingen in gezondheid.
Een klant ligt op je behandeltafel en vertelt halverwege dat ze sinds kort een retinolcrème gebruikt. Of dat ze zwanger is. Of dat ze vorige week in de zon heeft gelegen voor haar laserbehandeling. Dat wil je weten vóórdat je begint.
Een goed intakeformulier, ook wel anamneseformulier genoemd, voorkomt dat. Het is een veiligheidsinstrument voor je klant en een bewijsstuk voor jou. In dit artikel lees je wat erin hoort, hoe je het digitaal organiseert en waar je op let onder de AVG.
Waarom heb je een intakeformulier nodig?
Veel behandelingen hebben contra-indicaties: situaties waarin je een behandeling beter niet of aangepast uitvoert. Zonder intake ben je afhankelijk van wat de klant zich op dat moment herinnert.
- Veiligheid: je ziet allergieën, medicatie en huidaandoeningen op tijd.
- Kwaliteit: je kunt de behandeling en producten afstemmen op de klant.
- Bewijs: bij een klacht of reactie kun je laten zien wat de klant heeft verklaard en waarvoor toestemming is gegeven.
- Professionaliteit: klanten merken dat je zorgvuldig werkt.
Welke vragen horen in een intakeformulier?
Het basisformulier is voor de meeste salons vergelijkbaar. Vul het per behandeling aan met specifieke vragen.
| Onderdeel | Voorbeeldvragen |
|---|---|
| Persoonsgegevens | Naam, geboortedatum, telefoon, e-mail |
| Algemene gezondheid | Chronische aandoeningen, diabetes, hart- of vaatproblemen, epilepsie |
| Medicatie | Bloedverdunners, antibiotica, isotretinoïne, middelen die lichtgevoelig maken |
| Allergieën | Producten, latex, pleisters, lijm, pigmenten |
| Huid | Eczeem, acne, littekenvorming, recente zon of zonnebank, pigmentvlekken |
| Zwangerschap | Zwanger of borstvoeding |
| Eerdere behandelingen | Peelings, fillers, laser, PMU, reacties daarop |
| Toestemming | Verklaring dat gegevens juist zijn en toestemming voor behandeling en eventueel foto's |
Welke extra vragen stel je per behandeling?
Een laserstudio heeft andere informatie nodig dan een nagelstudio. Werk daarom met een basisdeel plus een behandelspecifiek deel.
- Laser en IPL: huidtype, recente zonblootstelling, zelfbruiner, lichtgevoelig makende medicatie, tatoeages in het behandelgebied.
- Wimperextensions en lash lift: oogaandoeningen, contactlenzen, eerdere reacties op lijm.
- PMU: bloedverdunners, neiging tot keloïd, eerdere PMU, koortslip (bij lippen).
- Peelings en microneedling: gebruik van retinoïden, recente ingrepen, actieve ontstekingen.
- Nagels: schimmelinfecties, allergie voor gel of acryl.
- Massage: blessures, zwangerschap, spataderen, recente operaties.
Werk je onder medische verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld in een esthetische kliniek met een arts, stem de intake dan af op wat de behandelaar en de beroepsregels voorschrijven.
Hoe werkt een digitale toestemming met handtekening?
Bij een digitaal formulier ondertekent de klant op haar telefoon of op een tablet in de salon. De handtekening, datum en ingevulde antwoorden worden samen opgeslagen. Zo weet je precies welke versie de klant heeft ondertekend.
Leg in de toestemmingstekst duidelijk uit welke behandeling het betreft, welke risico's en mogelijke bijwerkingen er zijn, en wat de klant vóór en na de behandeling moet doen. Vraag foto-toestemming apart, en maak onderscheid tussen foto's voor het dossier en foto's voor social media.
Waarom de intake vooraf laten invullen?
Wie het formulier pas in de salon invult, gebruikt een deel van de behandeltijd en heeft vaak niet alle informatie paraat (welke medicatie precies?). Thuis vooraf invullen werkt beter.
- De klant boekt online of telefonisch.
- Het systeem stuurt automatisch het juiste formulier voor die behandeling.
- De klant vult het in en ondertekent op haar eigen telefoon.
- Jij ziet vóór de afspraak of er contra-indicaties zijn en kunt zo nodig contact opnemen.
- Bij binnenkomst bevestig je kort of er iets is veranderd, en je kunt beginnen.
In Treatflow verstuur je intake- en toestemmingsformulieren vooraf; de antwoorden en de handtekening komen direct op de klantenkaart, naast de behandeldocumentatie en foto's.
Hoe maak je een intakeformulier dat klanten echt invullen?
Een formulier van vijf pagina's met medische termen schrikt af. Klanten haken af of vullen het slordig in. Een goed formulier is kort waar het kan en precies waar het moet.
- Gebruik ja/nee-vragen met een toelichtingsveld dat alleen verschijnt bij 'ja'.
- Schrijf in gewone taal: 'Gebruik je medicijnen die je huid gevoeliger maken voor zon?' in plaats van alleen een vakterm.
- Groepeer vragen per onderwerp, zodat het formulier overzichtelijk blijft.
- Maak alleen de vragen verplicht die je echt nodig hebt voor een veilige behandeling.
- Leg in één zin uit waarom je de vragen stelt; dat verhoogt het vertrouwen.
- Zorg dat het formulier goed werkt op een telefoon, want daar vullen de meeste klanten het in.
Hoe koppel je de intake aan je behandeldocumentatie?
De intake is het begin van het dossier, niet een los document. Wat de klant invult, bepaalt mede hoe je behandelt, en wat je tijdens de behandeling vastlegt, wil je later naast die intake terugzien. Noteer per bezoek de gebruikte producten of instellingen, de reactie van de huid en eventuele afwijkingen, en voeg foto's toe als dat bij het traject hoort. Zo zie je bij een volgende afspraak in één oogopslag wat er eerder is gebeurd, en heb je bij een vraag of klacht een volledig beeld. In Treatflow kun je die notities ook inspreken in plaats van typen, handig tussen twee klanten door.
Hoe vaak moet een klant de intake opnieuw invullen?
Gezondheid verandert. Een intake van twee jaar geleden zegt weinig over medicatie van vandaag. Veel salons kiezen voor een volledige intake bij het eerste bezoek en een korte controle bij elk volgend bezoek ('Is er sinds je vorige afspraak iets veranderd?'). Een nieuwe volledige intake vraag je bij een nieuw type behandeling of na een bepaalde periode, bijvoorbeeld jaarlijks.
Hoe bewaar je intakeformulieren AVG-proof?
Gezondheidsgegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens. Dat betekent: extra zorgvuldig omgaan met toegang, beveiliging en bewaartermijnen.
- Bewaar formulieren niet als foto in je telefoon of in een gedeelde map.
- Gebruik een systeem met versleuteling, EU-hosting en een verwerkersovereenkomst.
- Geef alleen behandelaars toegang die de gegevens nodig hebben.
- Stel een bewaartermijn vast en verwijder gegevens van klanten die al lang niet meer komen.
- Vertel klanten in je privacyverklaring waarom je deze gegevens vraagt en hoe lang je ze bewaart.
Veelgestelde vragen
Is een intakeformulier verplicht voor een schoonheidssalon?
Er is geen algemene wettelijke plicht voor elke cosmetische behandeling, maar voor behandelingen met risico's is het gangbare praktijk en vaak een eis van je verzekeraar of beroepsvereniging. Het beschermt je klant en jezelf.
Mag ik gezondheidsvragen stellen onder de AVG?
Ja, als je ze nodig hebt voor een veilige behandeling. Vraag niet meer dan nodig, leg uit waarom je het vraagt, beveilig de gegevens goed en bewaar ze niet langer dan nodig.
Is een digitale handtekening net zo geldig als een handtekening op papier?
Voor een toestemmingsverklaring in de salon is een digitale handtekening in de praktijk een goed bewijsmiddel, zeker als datum, tijd en de ondertekende versie van het formulier worden opgeslagen.
Wat doe ik als een klant een contra-indicatie invult?
Neem vóór de afspraak contact op. Soms kun je de behandeling aanpassen, soms is uitstel of overleg met een arts nodig. Noteer je beslissing op de klantenkaart.
Kan ik mijn bestaande papieren formulier digitaal maken?
Ja. Je kunt de vragen overnemen in een digitaal formulier. Bij Treatflow kun je ook starten vanuit kant-en-klare sjablonen en die aanpassen aan je eigen behandelingen.
Bijbehorende Treatflow-functies
Bronnen
Je salon vanuit één plek beheren
Afspraken, klantendossiers, formulieren en herinneringen in één app. 14 dagen gratis, geen creditcard.
Gratis proberen