Dijital Onam ve Anamnez Formu Nasıl Hazırlanır? Hizmete Göre Soru Listesi
Kısa cevap
İyi bir dijital anamnez ve onam formu; kişisel bilgiler, sağlık geçmişi, hizmete özel risk soruları, işlem hakkında bilgilendirme ve ayrı onay kutularından oluşur. Form randevudan önce link ile gönderilmeli, imzalı yanıt müşteri kartına bağlanmalı ve sağlık durumu değişebileceği için düzenli aralıklarla yenilenmelidir.
Öne çıkanlar
- Anamnez formu bilgi toplar, onam formu müşterinin bilgilendirildiğini ve kabul ettiğini belgeler; ikisi farklı amaçlara hizmet eder.
- Her hizmetin kendine özgü risk soruları vardır; tek bir genel form lazer ve kalıcı makyaj için yeterli değildir.
- Fotoğraf ve pazarlama izinleri, işlem onamından ayrı kutularda alınmalıdır.
- Form yanıtı seans günü uzmanın önünde olmalıdır; aksi hâlde form sadece arşiv olur.
- Form metinleri için yazılım taşıyıcıdır; içeriği uzmanınız ve hukuk danışmanınızla birlikte hazırlayın.
Birçok salonda anamnez formu, resepsiyonda aceleyle doldurulan ve ardından bir klasöre kaldırılan bir kâğıttır. Müşteri bekleme salonunda “ilaç kullanıyor musunuz?” sorusuna hızla “hayır” yazar, uzman ise seans sırasında bu formu hiç görmez.
Dijital form bu tabloyu değiştirir ama sadece formu dijitale taşımak yetmez. Asıl fark, doğru soruları sormak ve yanıtları doğru zamanda doğru kişinin önüne koymaktır. Bu rehberde form içeriğine odaklanıyoruz: hangi hizmette ne sorulmalı ve form nasıl tasarlanmalı.
Anamnez formu ile onam formu arasındaki fark nedir?
Pratikte ikisi çoğu zaman tek bir dijital formda birleşir, ama içerik olarak farklı işler görürler. Ayrımı bilmek, formu daha anlaşılır yapmanızı sağlar.
| Anamnez formu | Onam formu | |
|---|---|---|
| Amaç | Müşterinin sağlık ve cilt geçmişini öğrenmek | Müşterinin işlem ve riskler hakkında bilgilendirildiğini belgelemek |
| İçerik | Hastalıklar, ilaçlar, alerjiler, önceki işlemler | İşlemin tanımı, olası yan etkiler, bakım talimatları, kabul beyanı |
| Ne zaman güncellenir? | Sağlık durumu değiştiğinde ve düzenli aralıklarla | Yeni işlem türünde veya işlem koşulları değiştiğinde |
| Kimin işine yarar? | Uzmanın işlem kararına | İşletmenin ve müşterinin kayıt altında olmasına |
İyi bir formda hangi bölümler olmalı?
Müşteri formu telefonda dolduracağı için yapı sade olmalıdır. Aşağıdaki sıralama hem müşteri hem uzman için mantıklı bir akış sunar:
- Kişisel bilgiler: ad soyad, doğum tarihi, telefon. Gereksiz veri istemeyin.
- Genel sağlık: kronik hastalıklar, düzenli ilaçlar, alerjiler, hamilelik/emzirme.
- Hizmete özel sorular: aşağıdaki tabloya bakın.
- Bilgilendirme: işlem nasıl yapılır, olası yan etkiler, işlem öncesi ve sonrası bakım.
- Beyan ve onay: bilgilerin doğru olduğunu ve bilgilendirmeyi okuduğunu onaylama, dijital imza.
- Ayrı izinler: öncesi-sonrası fotoğraf, fotoğrafın sosyal medyada kullanımı, kampanya mesajları – her biri ayrı kutu.
Hizmete göre anamnez formunda hangi sorular sorulmalı?
Aşağıdaki liste sık kullanılan başlıkları özetler; nihai soru listesini uzmanınız ve gerekiyorsa sorumlu hekimle birlikte belirleyin.
| Hizmet | Öne çıkan sorular |
|---|---|
| Lazer epilasyon | Son dönemde güneşlenme veya solaryum, ışığa duyarlılık yapan ilaçlar, hormonal durum, bölgede dövme/ben, önceki lazer seansları |
| Cilt bakımı ve kimyasal peeling | Akne ilaçları (özellikle oral retinoid kullanımı), cilt hassasiyeti, egzama veya rozasea, son peeling tarihi |
| Kalıcı makyaj | Uçuk geçmişi (dudak için), kan sulandırıcı kullanımı, keloid eğilimi, önceki kalıcı makyaj, pigment alerjisi |
| İpek kirpik ve kirpik lifting | Göz enfeksiyonu, lens kullanımı, yapıştırıcı veya kimyasal alerjisi, son göz operasyonu |
| Protez tırnak | Tırnak mantarı veya enfeksiyonu, jel/akrilik alerjisi, cilt hassasiyeti |
| Medikal estetik uygulamalar | Önceki dolgu veya botoks, otoimmün hastalık, aktif enfeksiyon, kullanılan ilaçlar, hamilelik |
“Evet” yanıtı veren müşteriye otomatik olarak açıklama alanı gösterin. “Kalp hastalığınız var mı? Evet” bilgisi tek başına uzmanın işine yaramaz; hangi hastalık ve hangi ilaç olduğunu bilmek gerekir.
Form ne zaman gönderilmeli ve ne sıklıkla yenilenmeli?
En iyi zaman, randevu onaylandıktan hemen sonra ya da randevudan birkaç gün öncedir. Müşteri formu evinde, acele etmeden doldurur; siz de yanıtları seanstan önce görüp gerekirse randevuyu ertelersiniz. Treatflow'da formlar randevudan önce otomatik gönderilebilir ve imzalı yanıt doğrudan müşteri kartına bağlanır.
- İlk ziyaretten önce: tam anamnez ve ilgili işlem onamı.
- Yeni bir işlem türüne geçişte: o işleme özel onam.
- Düzenli müşterilerde: sağlık bilgisini yılda en az bir kez veya seans paketinin başında güncelleyin.
- Her seans öncesi: kısa bir “son ziyaretten beri değişen bir şey var mı?” sorusu, özellikle lazer ve medikal estetikte.
Form sorularını yazarken hangi hatalardan kaçınmalı?
Kötü yazılmış bir form, müşteriyi yanlış cevap vermeye iter. En sık hatalar:
- Tıbbi jargon: “Fotosensitizan ilaç” yerine “Güneşe karşı hassasiyet yapan ilaç (bazı antibiyotikler, akne ilaçları) kullanıyor musunuz?” yazın.
- Çift soru: “Alerjiniz veya kronik hastalığınız var mı?” sorusunu ikiye bölün.
- Fazla uzunluk: Her hizmete her soruyu sormayın; kirpik müşterisine lazer soruları sormak formu terk ettirir.
- Zorunlu olmayan veri: Kimlik numarası veya meslek gibi işlemle ilgisi olmayan bilgileri istemeyin.
- Tek onay kutusu: İşlem onamı, fotoğraf izni ve pazarlama izni aynı kutuda olmamalıdır.
Form yanıtları seans günü nasıl kullanılır?
Form ancak işlem kararını etkilediğinde değer üretir. Seans günü şu akışı uygulayın:
- Randevudan bir gün önce formun doldurulup doldurulmadığını takvimden kontrol edin; doldurulmadıysa hatırlatın.
- Uzman, işlemden önce müşteri kartında riskli yanıtları gözden geçirir.
- Müşteriyle kısa bir sözlü teyit yapın: “Formda ilaç kullanmadığınızı yazmışsınız, son haftalarda değişen bir şey oldu mu?”
- İşlem sonrası kullanılan ayarları, ürünleri ve gözlemleri işlem kaydına seansa bağlı olarak yazın.
- Bir sonraki seansta önceki notları ve fotoğrafları açarak karşılaştırma yapın.
Onam formunun bilgilendirme bölümünde neler yazmalı?
Onamın değeri, müşterinin gerçekten neyi kabul ettiğini anlamasına bağlıdır. Bilgilendirme bölümü uzun bir hukuk metni değil, müşterinin okuyup anlayacağı sade bir açıklama olmalıdır. Her hizmet için şu dört başlığı kısa paragraflarla doldurun:
- İşlem nasıl yapılır? Kullanılan yöntem, yaklaşık süre ve kaç seans gerekebileceği.
- Olası yan etkiler: Kızarıklık, hassasiyet, geçici renk değişimi gibi beklenen tepkiler ve bunların genellikle ne kadar sürdüğü.
- İşlem öncesi hazırlık: Örneğin lazerden önce güneşlenmemek, kirpikten önce göz makyajı yapmamak, kalıcı makyajdan önce kan sulandırıcıyı doktora danışmadan bırakmamak.
- İşlem sonrası bakım: Su teması, güneş koruması, makyaj, spor ve sauna gibi konularda müşterinin uyması gerekenler.
Bakım talimatlarını formda bıraktığınız gibi işlem sonrası WhatsApp mesajıyla da kısaca tekrar gönderin. Müşteri formu bir hafta önce okumuştur; talimatı işlemden sonra hatırlaması gerekir.
Formunuzu yayına almadan önce kontrol listesi
Yeni bir formu müşterilere göndermeden önce kendinize ve ekibinize şu soruları sorun:
- Form telefonda beş dakikadan kısa sürede doldurulabiliyor mu?
- Her “Evet” yanıtında açıklama alanı açılıyor mu?
- İşlem onamı, fotoğraf izni ve pazarlama izni ayrı kutularda mı?
- Aydınlatma metnine bağlantı var mı?
- Uzman, seans günü riskli yanıtları tek bakışta görebiliyor mu?
- Metin uzmanınız ve hukuk danışmanınız tarafından gözden geçirildi mi?
- Ekipten biri formu kendisi doldurarak test etti mi?
Dijital onam formunda KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?
Anamnez formu sağlık bilgisi içerir ve sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri olarak korunur. Bu nedenle formda kısa bir aydınlatma metni bağlantısı bulunmalı, veriler yalnızca işlem için gereken kişilerin erişebileceği bir sistemde saklanmalıdır.
Formu WhatsApp'tan fotoğraf olarak almak veya kişisel telefonda saklamak bu açıdan risklidir. Müşterinin yanıtlarının doğrudan salonunuzun sistemine düşmesi hem düzen hem güvenlik sağlar. KVKK konusunu ayrıntılı olarak ayrı bir rehberde ele aldık.
Sıkça sorulan sorular
Dijital imza ile alınan onam geçerli mi?
Türkiye'de güvenli elektronik imza ile ekranda atılan basit imza farklı hukuki niteliktedir. Ekranda atılan imza ve kayıt, onamın alındığını belgelemeye yardımcı olur; ispat değeri konusunda kendi hukuk danışmanınızdan görüş alın.
Anamnez formu ne kadar süre saklanmalı?
Saklama süresi işlemin türüne ve ilgili mevzuata göre değişir. Bir saklama ve imha politikası belirleyin, süreleri hukuk danışmanınızla netleştirin ve süresi dolan kayıtları düzenli olarak gözden geçirin.
Her seansta yeni form doldurtmak gerekir mi?
Tam formu her seansta tekrarlamak gerekmez. İlk ziyarette tam form, sonraki seanslarda ise kısa bir değişiklik sorusu yeterlidir. Sağlık durumu değiştiğinde veya yeni işleme geçildiğinde form güncellenmelidir.
Müşteri formu doldurmazsa işlem yapılmalı mı?
Özellikle lazer, kalıcı makyaj ve medikal estetik uygulamalarında form olmadan işlem yapmamak en güvenli yaklaşımdır. Müşteri salonda formu tabletten de doldurabilir.
Hazır onam formu şablonu kullanılabilir mi?
Şablonlar iyi bir başlangıçtır ama salonunuzun cihazlarına, ürünlerine ve hizmetlerine göre uyarlanmalıdır. Metnin son hâlini uzmanınız ve hukuk danışmanınızla birlikte onaylayın.
İlgili Treatflow özellikleri
Salonunuzu tek yerden yönetin
Randevu, müşteri takibi, onam formları ve hatırlatmalar tek uygulamada. 30 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez.
Ücretsiz deneyin