NiSV-konforme Behandlungsdokumentation: Was du wissen musst
Seit der NiSV-Verordnung ist professionelle Dokumentation Pflicht. So dokumentierst du rechtssicher und effizient - ohne Mehraufwand für dein tägliches Business.
Wichtiger Hinweis
Seit dem 31. Dezember 2022 ist die NiSV (Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung) in Kraft.Kosmetikstudios, die bestimmte Geräte verwenden, sind zur lückenlosen Dokumentation verpflichtet. Verstöße können teuer werden!
Die NiSV-Verordnung hat die Beauty-Branche aufgeschreckt. Plötzlich stehen viele Kosmetikerinnen vor der Frage: Was muss ich dokumentieren? Wie mache ich das rechtssicher? Und vor allem: Wie schaffe ich das ohne stundenlangen Papierkram?
In diesem ausführlichen Guide erkläre ich dir alles, was du über die NiSV-konforme Behandlungsdokumentation wissen musst. Von den gesetzlichen Anforderungen bis zu praktischen Lösungen für deinen Alltag.
Was ist die NiSV-Verordnung?
Die NiSV (Verordnung zum Schutz vor schädlichen Wirkungen nichtionisierender Strahlung) regelt den Umgang mit Geräten, die elektromagnetische Felder, Ultraschall oder optische Strahlung abgeben. Das betrifft viele Geräte in der Kosmetik.
NiSV-pflichtige Geräte in der Kosmetik:
- IPL-Geräte (Intense Pulsed Light)
- Laser-Geräte für Haarentfernung
- Radiofrequenz-Geräte
- Ultraschall-Geräte
- LED-Therapie Geräte
- Mikrowellen-Geräte
Dokumentationspflichten im Detail
Die NiSV schreibt eine umfassende Dokumentation vor. Jede Behandlung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Das mag zunächst überwältigend wirken, aber mit der richtigen Struktur ist es machbar.
1. Vor der ersten Behandlung
📋 Pflichtdokumente:
- Aufklärungsbogen:Umfassende Aufklärung über Risiken, Nebenwirkungen und Behandlungsablauf
- Anamnese-Bogen:Gesundheitszustand, Medikamente, Vorerkrankungen, Hauttyp
- Einverständniserklärung:Schriftliche Zustimmung zur Behandlung mit Unterschrift
- Bedenkzeit-Nachweis:Mindestens 24 Stunden zwischen Aufklärung und Behandlung
2. Bei jeder Behandlung
⚡ Behandlungsprotokoll muss enthalten:
- Datum und Uhrzeit
- Behandelte Körperregion
- Gerätetyp und -einstellungen
- Energiedosis/Intensität
- Behandlungsdauer
- Reaktionen der Haut
- Nachbehandlung
- Unterschrift Kundin
3. Nachbehandlung und Follow-Up
Die Dokumentation endet nicht mit der Behandlung. Auch Nachkontrollen, Nebenwirkungen oder Beschwerden müssen dokumentiert werden.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Fehler #1: Unvollständige Dokumentation
Problem: Einzelne Behandlungsschritte oder Parameter werden vergessen.
Lösung: Verwende standardisierte Vorlagen und Checklisten für jede Behandlung.
Fehler #2: Fehlende Bedenkzeit
Problem: Behandlung direkt nach der Aufklärung ohne 24h Bedenkzeit.
Lösung: Plane immer einen separaten Aufklärungstermin vor der ersten Behandlung.
Fehler #3: Unleserliche Handschrift
Problem: Handschriftliche Notizen sind im Ernstfall nicht nachvollziehbar.
Lösung: Nutze digitale Dokumentationssysteme mit klaren, strukturierten Eingabefeldern.
Digitale vs. Papier-Dokumentation
Papier-Dokumentation
Digitale Dokumentation
Aufbewahrungspflichten
Die NiSV schreibt vor, dass alle Dokumentationen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Das bedeutet: Sichere Archivierung ist Pflicht.
💾 Aufbewahrung: Was du beachten musst
- 10 Jahre Mindestaufbewahrung ab letzter Behandlung
- Sichere Archivierung gegen Verlust und unbefugten Zugriff
- Schnelle Verfügbarkeit für Behörden und Gerichte
- DSGVO-Konformität beim Umgang mit Gesundheitsdaten
Praktische Umsetzung mit Treatflow
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software wird NiSV-konforme Dokumentation zum Kinderspiel. Treatflow wurde speziell für die Anforderungen der Beauty-Branche entwickelt.
🚀 NiSV-Features in Treatflow:
- Formular-Generator für individuelle Dokumentation
- Formular-Marktplatz mit vorgefertigten Vorlagen
- Professionelle Behandlungsdokumentation
- Digitale Kundenkartei mit Behandlungshistorie
- Online-Terminkalender mit Buchungssystem
- DSGVO-konforme Speicherung
- Rechtssichere Dokumentation
- Regelmäßige Updates
Fazit: Dokumentation als Chance begreifen
Die NiSV-Verordnung mag zunächst wie eine Belastung wirken, aber sie bietet auch Chancen. Professionelle Dokumentation schützt nicht nur rechtlich, sondern verbessert auch die Behandlungsqualität und das Vertrauen deiner Kundinnen.
Mit der richtigen Software und strukturierten Abläufen wird die Dokumentation zur Routine. Investiere jetzt in ein professionelles System - es zahlt sich langfristig aus.
📝 Starte rechtssicher durch!
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